O certificado digital é um dos passos mais importantes para a emissão dos documentos fiscais. É um documento eletrônico que funciona como um RG de pessoas físicas e jurídicas no meio virtual, tecnicamente uma espécie de assinatura digital com validade jurídica.

Considerada uma ferramenta de grande proteção para transações via internet entre outros serviços digitais. Sua tecnologia foi desenvolvida para fornecer segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às suas informações.

Nesse artigo vamos citar tudo sobre o certificado digital, desde como utilizá-lo, entre outras dúvidas frequentes sobre essa tecnologia.

O que é um certificado Digital?

A Certificação Digital nada mais é do que uma tecnologia que, por meio da criptografia de dados, garante autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio às informações eletrônicas. Trata-se de um documento digital utilizado para identificar pessoas e empresas no mundo virtual.

O certificado digital é uma assinatura com força e validade jurídica que garante a segurança e proteção nas transações por meios eletrônicos bem como de outros serviços realizados a partir da internet, além de garantir que quem está acessando é realmente a pessoa certificada.

Enfim, a certificação digital foi uma alternativa criada para que fosse possível identificar as partes envolvidas em transações online, de modo que garantisse a segurança.

Qual a aplicação da certificação digital?

A utilização da certificação digital vem crescendo cada vez mais, entre repartições pública, órgãos privados, dentre outros exemplos de setores em que as informações relativas às pessoas e empresas podem ser acessadas via internet. Todavia, isso apenas é possível com a autenticação por meio de certificado digital.

Tanto a pessoa física quanto a pessoa jurídica têm à disposição diferentes serviços realizáveis por meio de certificação, como:

Pessoa física

A Receita Federal do Brasil permite que a pessoa física portadora de um e-CPF — espécie de certificado digital para pessoas físicas — realize serviços como:

• Consultar e atualizar dados cadastrais junto à RFB;
• Verificar situação fiscal da pessoa física;
• Acessar extrato de declaração transmitida;
• Agendar atendimento presencial nas agências da Receita Federal; etc.

Pessoa jurídica

A pessoa jurídica tem uma gama ainda maior de serviços disponíveis por meio da certificação digital e-CNPJ — certificado digital para pessoas jurídicas —, dentre as quais podemos citar:

• Consulta e atualização de dados cadastrais;
• Envio de declarações da empresa;
• Consulta de situação fiscal da Pessoa Jurídica;
• Emitir notas fiscais eletrônicas;
• Emitir DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica);
• Obter GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que organiza os documentos emitidos pelo contribuinte;

Como é feita a segurança das informações?

Em um contexto atual de fraudes, com relação às transações eletrônicas, é frequente a preocupação com a segurança das informações trocadas no ambiente virtual. Por isso, muitas pessoas não aproveitam as facilidades oferecidas pelo meio, mas quando se trata do Certificado Digital, essa preocupação pode ser descartada.

Todo Certificado Digital tem uma Chave Pública ou Privada, isto é, um nome e um número exclusivo que garante segurança ao usuário. Essa chave compõe um sistema de criptografia assimétrica, onde os dados só conseguirão ser acessados se o receptor tiver a chave correta para decodificá-los.

Essas duas chaves são geradas aleatoriamente por funções matemáticas e trabalham em conjunto. Tudo que uma assina, somente a outra é capaz de autenticar. Essas características trazem maior segurança ao documento.

Outro aspecto importante é que, além da segurança fornecida pela própria ferramenta, o usuário deve utilizar senhas fortes que contribuem para aumentar a sua segurança. Ao emitir o certificado junto à autoridade certificadora, é recomenda-se criar uma senha segura, misturando letras maiúsculas, minúsculas, números, símbolos e ter, pelo menos, 8 dígitos.

Quais são os benefícios do Certificado Digital?

São diversos benefícios, primeiramente o certificado digital é o RG do mundo DIGITAL. Sendo um documento que identifica inquestionavelmente pessoas e empresas no meio eletrônico, por isso é considerado o RG do mundo digital. Por meio da criptografia de dados, garante a autenticidade e a integridade das transações realizadas.

O certificado Digital pode ser usado para assinar documentos. Por conta do rigoroso processo de emissão e a tecnologia da criptografia de dados, o documento possibilita ao titular autorizar transações e até mesmo assinar documentos no meio eletrônico, com o mesmo valor de uma assinatura de punho autenticada – deixando de lado o uso de papel e caneta.

Ele garante mobilidade, se ele identifica no meio eletrônico. Com o Certificado, por exemplo, é possível formalizar negócios a longa distância. Um empresário daqui do Brasil pode concretizar um negócio com outro empresário que estiver em viagem na China.

Basta eles acessarem a plataforma para assinaturas de documentos, via celular, tablet ou computador, e assinar com o Certificado.

Proporciona redução de custos, por permitir que processos sejam realizados do início ao fim no meio eletrônico, o Certificado Digital diminui gastos relacionados à compra, impressão e armazenamento de papel, ao transporte e à mão de obra porque melhora a eficiência operacional.

Tipos de Certificados Digitais

Duas categorias de certificados digitais são oferecidas pela ICP-Brasil e cada uma delas se subdivide em quatro tipos. Os certificados do tipo “A” (divididos em A1, A2, A3 e A4), são direcionados para fins de identificação e autenticação.

Também existem os de tipo “S” (S1, S2, S3 e S4), que são voltados a atividades sigilosas. Eles se diferenciam pela forma como é feita a geração das chaves, o tamanho das chaves, o tipo de armazenamento e pela validade.

Como usar o certificado digital na sua empresa?

Assim como nossos documentos pessoais, deve-se apresentar cautela com o certificado digital, afinal é a sua identidade no mundo virtual. Segue abaixo orientações para que outras pessoas não usem sua assinatura digital para contratos, realizar negócios e fazer movimentações no banco.

1.Crie uma senha

Desenvolva uma senha que seja difícil de ser descoberta. O indicado é que sejam usados letras, números e caracteres especiais. Assim, somente você terá acesso ao seu computador e à plataforma. Não compartilhe a senha com ninguém.

2.Utilize o smart card, token ou nuvem

Se o certificado digital foi colocado em um computador que não tem senha, não armazene as chaves privadas no disco rígido. Solicite um dispositivo físico, como smart card, token ou nuvem para ter proteção.

3. Faça uma cópia de segurança

Mantenha uma cópia de segurança quando for formatar seu computador. Se o certificado for do tipo A1 e não houver cópia, ele será perdido, já que está instalado na máquina. Mas se for A3, depois de formatado, deverá ser configurado novamente.

4. Tenha cuidado com a validade

O certificado digital tem prazo de validade, que vária de um a três anos, tanto para pessoa física (e-CPF), quanto para jurídica (e-CNPJ e NF-e). Por isso, esteja atento à data de renovação para que não tenha problemas com a emissão e validação de seus documentos.

Para atuar no mercado na era da informatização, é imprescindível usar o certificado digital. Porém, saiba escolher uma autoridade certificadora séria e confiável para trabalhar em parceria, já que ela fará a segurança de suas operações online em todos os níveis.

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